Jaką rolę spełniają raporty fiskalne w ewidencji obrotu?

Rejestrowanie sprzedaży towarów lub usług za pomocą urządzenia fiskalnego wiąże się nie tylko z koniecznością poprawnego wystawiania paragonów oraz wydawania ich klientom przy zamknięciu każdej transakcji. Obejmuje ona szereg kwestii, o które musi zadbać przedsiębiorca stosujący tego typu technologie. Dotyczy to m.in. takich zadań, jak realizacja raportów fiskalnych. Czym one są i na czym polega ich wykonywanie?

Tak samo, jak kopie wystawionych paragonów czy zapisy widniejące w książce serwisowej, raporty fiskalne to ważne dokumenty o znaczeniu regulowanym przez obowiązujące przepisy. Jest tak, ponieważ one też zbierają informacje, które w odbiorze przedstawicieli organów skarbowych mają potwierdzić prawidłowość prowadzonej ewidencji sprzedaży. Mówiąc zaś konkretniej, są to wydruki zawierające szczegółowe dane, dotyczące uzyskanego w konkretnym czasie obrotu i wynikającego z niego podatku należnego VAT. Dlatego każdy przedsiębiorca pracujący z użyciem kasy lub drukarki rejestrującej musi wykonywać 2 rodzaje tych dokumentów: raporty dobowe i raporty miesięczne. A zarówno niespełnianie tego wymogu, jak i błędna realizacja zadania, traktowane są jako złamanie przepisów.

Sporządzanie raportów dobowych

Wspomniany rodzaj dokumentów mówi dokładnie o wynikach obrotów i podatku VAT, uzyskanych w ramach konkretnej doby pracy. Z tego względu najczęściej podatnicy decydują się wystawiać te wydruki na koniec dnia, gdy dochodzi do zamknięcia sprzedaży. W rzeczywistości jednak nie jest to wyłączna możliwość poprawnego wykonania tego typu raportu. Przedsiębiorca jest w stanie zrealizować taki dokument również następnego dnia – ale pod pewnym warunkiem. Musi się to odbyć przed zarejestrowaniem pierwszej sprzedaży z nową datą. Ponadto, należy wspomnieć o pewnym wyjątku od reguły. Istnieją jeszcze sytuacje szczególne, w których wykonanie raportu dobowego staje się nieobowiązkowe. Mowa o dniach, kiedy nie dojdzie do ani jednej transakcji.

Sporządzanie raportów miesięcznych

Tym razem chodzi o wydruki gromadzące szczegółowe informacje o uzyskanym obrocie (i podatku należnym VAT) w granicach konkretnego miesiąca. Jak w takim przypadku należy postępować, by właściwie zrealizować dokument? Raport ten wykonuje się po upływie miesiąca, który ma znaleźć się na wydruku. Jednocześnie nie może być zrealizowany później, niż 25 dnia miesiąca następującego po tym, o którym ma mówić dokument. I podobnie jak w przypadku raportów dobowych, tu również brana jest pod uwagę wyjątkowa sytuacja (choć raczej rzadko występująca). Jeśli w danym miesiącu nie miała miejsca ani jedna sprzedaż, to wtedy nie trzeba realizować opisywanego dokumentu.