Kontakt z Urzędem Skarbowym – przed, w trakcie i po

Kontakt z Urzędem Skarbowym

Konieczność ewidencjonowania obrotu przy użyciu kasy fiskalnej rodzi wiele naturalnych pytań. Część z nich dotyczy wyboru odpowiedniego urządzenia, część – zasad jego instalacji, a część – wymogów związanych z dalszym prowadzeniem działalności handlowej. Bardzo istotny jest też kontakt z organami nadzorującymi odprowadzanie należnych podatków, a więc – Urzędem Skarbowym. Kiedy dochodzi do tego kontaktu i na jakich zasadach?

Zapewne wielu osobom „kontakt z Urzędem Skarbowym” nasuwa raczej nieprzyjemne skojarzenia. Trzeba jednak zdać sobie sprawę, że jeśli prowadzimy działalność handlową, nie unikniemy tego kontaktu. Niemniej, warto pamiętać, że nie musi być on nieprzyjemny – wystarczy trochę wiedzy i prawidłowej realizacji wymogów określonych przez Ministerstwo Finansów. Kiedy dochodzi do takich „spotkań”? Jaki mają charakter?

Zgłoszenie przedinstalacyjne

Co ciekawe, do tego kontaktu dochodzi właśnie…z naszej inicjatywy. Bowiem sam zakup urządzenia fiskalnego „nie zamyka sprawy”. Aby zacząć z niego korzystać, musimy wybrany przez nas model zainstalować, a więc i zarejestrować. Znowu te działania wymagają złożenia odpowiedniego, pisemnego zawiadomienia do właściwego Urzędu Skarbowego. W dodatku, nie może to nastąpić później niż 1 dzień przed terminem rozpoczęcia ewidencji obrotu. Dokument, który możemy dostarczyć osobiście lub listownie, musi zawierać niezbędne informacje: imię i nazwisko bądź nazwę podatnika, NIP podatnika, planowaną liczbę urządzeń oraz adresy miejsc, w których zostaną zainstalowane oraz termin samej instalacji.

Zgłoszenie poinstalacyjne

W dalszym toku procesu instalacyjnego, posiadający specjalne uprawnienia serwisant wprowadza nasze urządzenie rejestrujące w tryb fiskalny (jest to czynność jednorazowa, nieodwołalna i obligująca nas do prawidłowej rejestracji wszystkich transakcji). Po wykonaniu tego zadania dochodzi do kolejnego kontaktu z Urzędem Skarbowym, który również my inicjujemy. Tym razem chodzi o pisemne zawiadomienie poinstalacyjne, które musi wpłynąć nie później niż 7 dni od przeprowadzonej fiskalizacji. Decyzja, czy dokument dostarczymy osobiście, czy drogą pocztową, zależy od nas (w drugim przypadku obowiązuje data widniejąca na stemplu pocztowym).

Kontrole skarbowe

Musimy też być przygotowani na nieoczekiwane wizyty organów skarbowych. Ich cel to określenie prawidłowości związanej z ewidencją obrotu, odprowadzaniem należnych podatków i realizacją wymogów zawartych w przepisach fiskalnych. Do obowiązków przedsiębiorcy należy m.in.:

  • wystawianie i wydawanie klientom paragonów za każdą dokonaną transakcję
  • archiwizacja kopii wystawionych paragonów (w formie papierowej lub elektronicznej)
  • posiadanie w miejscu prowadzonej sprzedaży właściwie wypełnionej książki serwisowej (o jej utracie i konieczności wyrobienia duplikatu również jesteśmy zobligowani poinformować Urząd Skarbowy)
  • zgłaszanie urządzenia fiskalnego na przegląd techniczny (nie rzadziej niż co 2 lata)
  • wykonywanie i przechowywanie raportów dobowych oraz miesięcznych
  • tworzenie odpowiedniej dokumentacji w przypadku błędu na paragonie oraz reklamacji czy zwrotu produktu bądź usługi
  • trwałe umieszczenie na obudowie urządzenia fiskalnego (w widocznym miejscu) numeru ewidencyjnego, nadanego przez Urząd Skarbowy

Brak realizacji lub nieprawidłowość, dotyczące któregoś z tych wymogów, mogą podczas kontroli organów skarbowych tworzyć podstawę do zakwestionowania właściwego ewidencjonowania obrotu, a także doprowadzić do przykrych konsekwencji – np. w postaci kar grzywny (potrafiących osiągnąć wysokość nawet 180 stawek dziennych).

Na zakończenie…

Wszelkie przyczyny związane z zaprzestaniem korzystania z danego urządzenia rejestrującego – wymiana pamięci fiskalnej, trwałe uszkodzenie naszego egzemplarza, zakończenie działalności itp. – również oznacza obowiązkowy kontakt z Urzędem Skarbowym. W takiej sytuacji musimy złożyć odpowiednie zawiadomienie z prośbą o spisanie protokołu odczytu zawartości pamięci fiskalnej. Następnie, należy umówić się z osobą reprezentującą organy skarbowe i uprawnionym serwisantem na termin tego odczytu.

 

Z tego, co możemy wspólnie zaobserwować, kontakt z Urzędem Skarbowym jest nieregularny i przybiera różną postać w zależności od sytuacji. Pewne jest natomiast jedno: jeśli będziemy spełniać wszystkie reguły, określone w przepisach fiskalnych, możemy być pewni, że żadne zetknięcie z organami skarbowymi nie będzie źródłem naszych obaw.

1 Comment

  1. Ewa

    jeszcze nigdy nie miałam żadnej kontroli US, ale na szczęście wszystkiego przestrzegam i pilnuję 🙂 ale słyszałam, że w przypadku niektórych takich wizyt potrafi być nieciekawie…

    Reply

Leave a Comment

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Wprowadź wartość CAPTCHA: *