Kasa z papierową lub elektroniczną kopią paragonów. Który model wybrać?

Urządzenia fiskalne, stosowane przez przedsiębiorców do ewidencjonowania obrotu, nie służą jedynie „nabijaniu na kasę” i wystawianiu paragonów dla klientów. Wiążą się z nimi dodatkowe, wynikające z przepisów zadania, które podatnik musi rzetelnie wykonywać. Czasem jednak zdarza się, że konkretny wymóg można spełnić na kilka sposobów. Tak jest chociażby z koniecznością przechowywania kopii wydrukowanych paragonów.

Ta sama kwestia, różne rozwiązania

Konieczność przechowywania kopii wydanych paragonów (przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wydruki te zostały wygenerowane) to jeden z podstawowych obowiązków podatnika, stosującego urządzenie fiskalne w celu poprawnego ewidencjonowania obrotu. Jest tak, ponieważ zgromadzone w ten sposób dane stanowią ważną część dokumentacji potwierdzającej właściwe rejestrowanie sprzedaży oraz odprowadzanie należnych podatków.

Choć kwestia ta została konkretnie określona w przepisach, to jednak na dzień dzisiejszy pozostawia przedsiębiorcom wybór jednej z 2 metod realizacji tego zadania. W zależności bowiem, jaki rodzaj urządzenia wybierze podatnik – tradycyjny czy nowoczesny – będzie mógł on gromadzić kopie w formie papierowej bądź elektronicznej.

Czym różnią się obie opcje? Pierwsza polega po prostu na drukowaniu duplikatów paragonów na dodatkowej rolce papieru termicznego. Gdy taka zostanie zapełniona, należy ją umieścić w zaciemnionym i suchym miejscu, ze względu na niską trwałość zgromadzonych w ten sposób danych. Rozwiązanie to z pewnością jest tańsze od kasy fiskalnej dysponującej elektroniczną kopią paragonów. Tam znowu informacje o dokonanych transakcjach są umieszczane na niedużej karcie pamięci typu SD lub microSD. W rezultacie, urządzenie korzysta z zaledwie jednej rolki, a więc obniża koszty zakupu papieru termicznego. Dodatkowo, dane w formie cyfrowej można szybko i prosto przenieść na komputer, jak również zabezpieczyć, gromadząc na innych nośnikach: pendrivie czy płycie DVD.

Kasy z kopią papierową i elektroniczną u dobrego dostawcy

Każda kasa rejestrująca – czy to z tradycyjną, czy elektroniczną kopią – umożliwi właściwe ewidencjonowanie obrotu i realizację fiskalnych wymogów. Urządzenia zarówno pierwszego, jak i drugiego typu bez problemu znajdziemy w warszawskich punktach handlowych z technologiami sprzedaży. Niemniej, warto zdecydować się na dostawcę kas fiskalnych, który spełni nasze oczekiwania.

Co to znaczy? Dobry dystrybutor technologii sprzedaży zaoferuje nam urządzenia charakteryzujące się wysoką jakością wykonania, sprawdzone funkcjonalności oraz bogaty wybór rozwiązań, przeznaczonych dla różnych branż i firm. Warto zwrócić szczególną uwagę na modele uznanych producentów, takich jak Emar, Posnet, Novitus czy Elzab – produkty tych marek cieszą się wieloletnią popularnością wśród polskich przedsiębiorców. Ponadto, w sprawdzonym punkcie handlowym możemy liczyć na profesjonalne doradztwo ze strony doświadczonych ekspertów. Daje to duże prawdopodobieństwo, że wybierzemy właściwe rozwiązania technologiczne, zgodne z potrzebami naszej działalności.

Nie musimy jednak koniecznie załatwiać tej sprawy poprzez docieranie do punktów sprzedaży stacjonarnej. Warto pomyśleć o zakupie urządzenia fiskalnego w sklepie internetowym. Tam bowiem poznamy pełną ofertę dostawcy, zyskamy łatwość zestawienia interesujących nas parametrów poszczególnych modeli, a także wygodne opcje kontaktu i dostawy nabytej technologii. To duża oszczędność czasu i energii, jeśli oczywiście uwzględnimy to, by siedziba główna dystrybutora znajdowała się blisko naszego przedsiębiorstwa. Unikniemy wtedy ewentualnych komplikacji przy formalnościach (fiskalizacja kasy rejestrującej, przeglądy techniczne itd.), jakie mogą się zdarzyć z tytułu dużej odległości (np. przekroczenie obowiązujących terminów, dłuższy czas docierania kasy z firmy do serwisu oraz z powrotem itp.). Jeśli np. kupujemy kasę fiskalną dla Grodziska Mazowieckiego, nie szukajmy za daleko – z pewnością uda się znaleźć sprawdzonego dostawcę technologii sprzedaży w obrębie Warszawy.